4 Manfaat Menggunakan Employee Self Service bagi Perusahaan

Employee Self Service (ESS) merupakan fitur yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern dan canggih. ESS adalah portal yang dapat digunakan karyawan untuk masuk ke akun mereka masing-masing dan mengakses data human resource mereka. Data yang dapat diakses karyawan meliputi informasi pribadi, tugas-tugas harian, data cuti, dan riwayat presensi/absensi. Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan untuk menyampaikan permintaan cuti, sakit, atau izin kepada manajer masing-masing.

Kurangnya pengetahuan karyawan akan perusahaan seperti soal IT, SDM, atau lainnya kerap menjadi kendala karena setiap karyawan harus menghubungi karyawan lain untuk mendapatkan jawabannya. Hal tersebut tentu akan menghabiskan waktu dan usaha, atau dengan kata lain akan menguras produktivitas.

Sebagaimana menurut Michael Maoz dan Gartner Research VP & Distinguished Analyst, kemampuan dalam membuat dan memperoleh konten (pengetahuan) yang relevan dengan cepat akan menjadi hal utama yang wajib dimiliki perusahaan unggulan. Dalam survei Manajemen Pengetahuan yang dilakukan Technology Services Industry Association (TSIA) tahun 2014 juga menunjukkan 40% karyawan berpendapat bahwa produktivitas dapat meningkat 20-30% dengan manajemen pengetahuan yang efektif.

Untuk menjawab tantangan diatas, Employee Self Service bisa menjadi solusi. ESS akan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan dengan akses mudah ke informasi yang konsisten dan terkelola. ESS yang menyediakan sumber pengetahuan utama kebutuhan karyawan, akan memberi jawaban yang tepat di waktu yang tepat pula di seluruh portal, perangkat, dan aplikasi.

Penerapan ESS juga penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Mereka diajak memegang tanggung jawab akan data pribadi mereka masing-masing dan bisa mengaksesnya kapan saja dan dimana saja. Keterlibatan ini penting untuk meningkatkan loyalitas karyawan. Sebagaimana menurut penelitian Perrin’s Global Workforce Study (2003), keterlibatan karyawan sebagai kesediaan karyawan dan kemampuannya untuk berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan secara terus menerus.

Manfaat Penerapan Employee Self Service

Pada umumnya, ESS bermanfaat untuk efisiensi dan peningkatan produktivitas. Semua aktivitas berbasis ESS bisa dilakukan secara real-time 24 jam setiap harinya dan bisa dilakukan dimanapun. Manfaat ini tidak hanya dirasakan perusahaan, tetapi juga oleh masing-masing karyawan. Berikut beberapa manfaat penerapan ESS di perusahaan.

1. Data Lebih Akurat

Beberapa data pribadi karyawan mungkin tidak mengalami perubahaan dalam waktu dekat, tapi ada juga data-data yang berubah tidak terjadwal seperti email atau nomor kontak telepon. Dengan menggunakan ESS, karyawan bisa dengan mudah melakukan perubahan atau update data secara mandiri. Mereka diberikan tanggung jawab untuk melakukan pembaharuan dan check dan re-check data mereka masing-masing melalui sistem sehingga akurasi data menjadi lebih terjamin.

2. Meningkatkan Efisiensi

Dikarenakan setiap karyawan memiliki akses ke data mereka pribadi, tentu hal ini akan memudahkan karyawan HRD sehingga bisa fokus ke kegiatan produktif lain. Contoh lainnya adalah untuk pengajuan izin cuti atau sakit dimana setiap karyawan tak perlu repot menugurus secara manual karena semua bisa dilakukan secara online dari manapun. Hal ini tentu jauh lebih efisien dan mengurangi beban pekerjaan administrasi.

Aplikasi employee self service dapat digunakan oleh setiap karyawan untuk melakukan pengajuan ijin dan cuti secara online dan real-time. Dengan begitu, setiap karyawan tidak lagi memerlukan permohonan cuti dan ijin melalui form kertas, atau mengirim email ke atasan atau departemen terkait. Karyawan juga tidak perlu menanyakan status form kertasnya apakah sudah ditandatangani atau belum.

Dengan begitu, penggunaan aplikasi ESS ini lebih menghemat waktu dan dapat mengurangi pekerjaan administrasi yang tidak diperlukan. Selain itu, setiap karyawan juga dapat secara aktif dan mandiri dalam melakukan pengecekan apakah data yang telah terinput pada sistem adalah data yang valid.

Apabila ternyata data yang diinput adalah data yang tidak valid, maka karyawan dapat menanyakan atau langsung mengubah data tersebut (jika diperbolehkan) agar data tersebut menjadi benar dan akurat.

Dalam hal ini, penerapan ESS secara eletronik berarti pula mengurangi form cetak/kertas. Tumpukan form cetak tentu akan memakan tempat sehingga ruang tidak efisien. Pencarian file juga semakin sulit dan memakan waktu karena harus dilakukan manual.

3. Meningkatkan Keamanan Data

Penyimpanan data yang dilakukan melalui sistem ESS akan disimpan secara elektronik melalui media penyimpanan database. Menyimpan data dalam bentuk kertas sudah tidak lagi dilakukan dalam 10 tahun terakhir ini.

Selain menghabiskan lebih banyak ruang penyimpanan, keamanan data yang disimpan secara fisik lebih merepotkan. Dengan melakukan penyimpanan data secara online, maka Anda dapat melakukan enkripsi pada data tersebut. Dan sistem ESS akan membuat proses penyimpanan tersebut menjadi semakin cepat.

4. Ramah Lingkungan

Penggunaan sistem ESS dianggap aman dan nyaman karena bersifat ramah lingkungan. Hal ini dikarenakan ESS dapat mengeliminasi proses berbasis form kertas yang akan menambah daftar tumpukan kertas yang sebenarnya tidak penting untuk disimpan.

Kebanyakan orang yang bekerja di kantor akan mengeluh saat melihat tumpukan folder dan kertas yang tidak tersusun rapi. ESS dapat mengeliminasi persoalan ini dengan menyajikan penyampaian informasi berbasis elektronik sehingga Anda tidak lagi membutuhkan form kertas.

Fitur Umum ESS

Sebagian besar sistem layanan mandiri karyawan memungkinkan karyawan untuk mengubah informasi pribadi seperti alamat, informasi kontak, dan informasi perbankan, meskipun persetujuan mungkin diperlukan.

Beberapa sistem ESS juga memungkinkan karyawan untuk melihat informasi penjadwalan dan penggajian. Bahkan sistem swalayan yang paling mendasar umumnya memungkinkan karyawan untuk mengajukan permintaan cuti dan memungkinkan manajer untuk menyetujui permintaan ini.

Jika ada masalah yang tidak diijinkan oleh karyawan untuk diubah secara langsung menggunakan ESS, beberapa HRIS memungkinkan karyawan untuk berkorespondensi secara elektronik dengan departemen sumber daya manusia. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengirim pesan di luar jam kantor reguler, yang menghemat waktu dan kerumitan bagi karyawan dan profesional sumber daya manusia.

Oleh karena itu manfaatkan software HRIS, Talenta yang menggunakan sistem Employee Self Service untuk mendukung produktivitas tim HR dan bisnis Anda.Selain itu dengan menggunakan fitur ESS ini, anda dapat melihat riwayat absensi kehadiran anda mengajukan izin, cuti dan sakit serta dapat mencatat dengan rinci mengenai tugas-tugas yang mereka lakukan per hari.

Karyawan juga dapat menerima informasi penting yang diumumkan oleh manajemen melalui fitur ESS ini, sehingga penyampaian informasi yang diberikan perusahaan bisa tersampaikan dengan efektif.

Karyawan bisa mengajukan cash advance atau reimbursement dengan cepat karena terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan. Atasi perjalanan bisnis yang ribet dengan proses pembelian yang mudah, harga maskapai dan hotel paling murah, serta otomatisasi laporan keuangan yang komprehensif. Segera buktikan kehebatan Talenta by Mekari sekarang juga